Procedura de participare și de vot în cadrul Adunării Generale Extraordinare și Ordinare a Acționarilor Meta Estate Trust SA din 04/05.04.2022

Prezenta procedura se aplica actionarilor Meta Estate Trust SA („Societatea”), societate infiintata si functionand conform legislatiei romane, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/4004/2021, CUI 43859039, cu sediul in Bucuresti, Sector 1,  Str. Buzesti nr. 75-77, Etaj 9, Biroul  nr. 13, in legatura cu Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor si Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor societatii convocata pentru data de 04.04.2022 – ora 16:00, respectiv ora 17:30 (prima convocare), respectiv 05.04.2022 – ora 16:00, respectiv ora 17:30 (a doua convocare).

Doar actionarii inscrisi la data de referinta in Registrul Actionarilor tinut de Societate vor putea participa si vota in cadrul Adunarii Generala Extraordinara a Actionarilor („AGEA”) si Adunarii Generala Ordinara a Actionarilor („AGOA”).

Actionarii indreptatiti pot sa participe la AGEA si AGOA direct sau pot fi reprezentati de catre alte persoane (pe baza de procura speciala sau generala), pot vota prin corespondenta sau electronic prin accesarea linkului https://met.evote.ro/login de pe orice dispozitiv conectat la internet.

Imputernicirea speciala poate fi acordata de catre un actionar oricarei persoane pentru reprezentarea intr-o singura adunare generala si contine instructiuni clare de vot din partea actionarului, cu precizarea clara a optiunii de vot pentru fiecare punct inscris pe ordinea de zi a adunarii generale.

Formularele de imputerniciri speciale pentru AGEA si AGOA se pot obtine de pe website-ul Societatii.

Participarea si exercitarea votului in cadrul AGEA si AGOA

In conformitate cu prevederile mentionate in convocatorul AGEA si AGOA, sunt indreptatiti de a participa si de a vota in cadrul AGEA si AGOA numai persoanele care sunt inregistrate ca actionari ai Societatii la sfarsitul zilei de 25.03.2022, conform evidentelor tinute de catre Societate.

Actionarii inscrisi in registrul actionarilor la data de referinta pot participa si vota la AGEA si AGOA:

  • Personal
  • Prin reprezentant pe baza de procura speciala/generala
  • Utilizand votul prin corespondenta
  • Prin vot online (accesand linkul https://met.evote.ro/login)

Calitatea de actionar si respectiv, in cazul persoanelor juridice, calitatea de reprezentant legal al unui actionar, se constata in baza listei actionarilor de la data de referinta, intocmita si administrata de catre Societate.

Accesul actionarilor indreptatiti sa participe la AGEA si AGOA este permis prin simpla verificare a identitatii acestora, care va fi efectuata astfel:

In cazul actionarilor persoane fizice, in baza urmatoarelor documente:

  • Actul de identitate in original (in situatia in care actionarul se prezinta personal)
  • Procura speciala, sau, dupa caz, procura generala si actul de identitate al reprezentantului, in original (in situatia in care actionarul este reprezentat de catre o alta persoana)

In cazul actionarilor persoane juridce, in baza urmatoarelor documente:

  • Reprezentantul legal – actul de identitate, in original sau copie conforma cu originalul, precum si un certificat constatator eliberat de Registrul Comertului sau un alt document emis de o autoritate similara din statul in care actionarul este inmatriculat, emis cu cel mult 30 de zile inainte de data de referinta si aflat in termenul de valabilitate.
  • Persoana careia i s-a delegat competenta de reprezentare – actul de identitate si procura speciala sau, dupa caz, procura generala semnata de reprezentantul legal al respectivei persoane juridice (in original in situatia in care se prezinta personal).

In cazul actionarilor care participa si voteaza la AGEA si AGOA personal (in cazul persoanelor fizice) sau prin reprezentantul  legal (in cazul persoanelor juridice), documentele mentionate mai sus vor fi prezentate la data AGEA si AGOA, fara a fi necesara transmiterea sau depunerea lor la Societate inainte de data AGEA si AGOA.

In acest caz, actionarii prezenti fizic la AGEA si AGOA pot opta in a-si exprima votul prin intermediul buletinelor de vot (hartie) sau prin utilizarea de mijloace electronice de vot.

In situatia actionarilor care participa la AGEA si AGOA prin reprezentant cu imputernicire speciala, imputernicirile si documentele aferente acestora vor fi transmise catre Societate, insotite de o copie a actului de identitate valabil al actionarului (in cazul persoanelor fizice – buletin/CI/pasaport, respectiv in cazul persoanelor juridice buletin/CI/pasaport al reprezentantului legal), cu cel putin 48 de ore inainte de adunare, astfel:

Pentru AGEA, pana la data de 04/05.04.2022, ora 16:00:

  • Depuse/expediate prin posta/curier in original la sediul Societatii din Bucuresti, Sector 1, Buzesti nr. 75-77, Etaj 9, Biroul  nr. 13, in plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar cu majuscule „PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 04/05.04.2022”
  • Transmise prin e-mail cu semnatura electronica la adresa office@meta-estate.ro, mentionand la subiect „PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 04/05.04.2022”

Pentru AGOA, pana la data de 04/05.04.2022, ora 17:30:

  • Depuse/expediate in original la sediul Societatii din Bucuresti, Sector 1, Buzesti nr. 75-77, Etaj 9, Biroul  nr. 13, cu mentiunea „PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 04/05.04.2022”
  • Transmise prin e-mail cu semnatura electronica la adresa office@meta-estate.ro, mentionand la subiect „PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 04/05.04.2022”

Actele de identitate ale imputernicitilor vor fi prezentate la data AGEA si AGOA in original.

Participarea actionarilor la AGEA si AGOA prin vot prin corespondenta

Actionarii inregistrati la data de referinta in registrul actionarilor au posibilitatea de a vota si prin corespondenta, utilizându-se buletinul de vot prin corespondenta disponibil pe website-ul www.meta-estate.ro. Buletinele de vot prin corespondenta în limba româna, completate si semnate, însotite de o copie a actului de identitate valabil al actionarului (în cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate/pasaport, respectiv în cazul persoanelor juridice/entitatilor fara personalitate juridica, buletin/carte de identitate/pasaport al reprezentantului legal) vor fi depuse in original sau prin posta/curierat  la sediul Societatii, dupa cum urmeaza:

Pentru AGEA, pana la data de 04/05.04.2022, ora 16:00:

  • Depuse/expediate prin posta/curier in original la sediul Societatii din Bucuresti, Sector 1, Buzesti nr. 75-77, Etaj 9, Biroul  nr. 13, in plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar cu majuscule „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 04/05.04.2022”
  • Transmise prin e-mail cu semnatura electronica la adresa office@meta-estate.ro, mentionand la subiect „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 04/05.04.2022”

Pentru AGOA, pana la data de 04/05.04.2022, ora 17:30:

  • Depuse/expediate prin posta/curier in original la sediul Societatii din Bucuresti, Sector 1, Buzesti nr. 75-77, Etaj 9, Biroul  nr. 13, in plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar cu majuscule „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 04/05.04.2022”
  • Transmise prin e-mail cu semnatura electronica la adresa office@meta-estate.ro, mentionand la subiect „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 04/05.04.2022”

Formularele de vot prin corespondenta pot fi transmise si electronic prin intermediul mijloacelor electronice de vot. Identificarea și exprimarea votului prin corespondenta electronic se face prin accesarea linkului: http://met.evote.ro/login.

Formulare de vot electronice pot fi transmise oricând de la începerea votului pâna în sesiunea live a adunarii generale a actionarilor, ultima optiune de vot transmisa fiind cea înregistrata.

In situatia în care actionarul care și-a exprimat votul prin corespondenta participa la adunarea generala personal sau prin reprezentant (sub rezerva ca o procura speciala/generala a fost transmisa cu respectarea conditiilor mentionate în prezentul convocator), votul prin corespondenta exprimat pentru acea AGA va ramâne valabil doar daca actionarul nu își exprima personal sau prin reprezentant o alta optiune de vot.

Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la adunarea generala este alta decât cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau aceasta prezinta la adunare o revocare scrisa a votului prin corespondenta semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta.

Participarea actionarilor la AGEA si AGOA prin vot online

Participarea actionarilor la AGEA si AGOA se poate realiza si prin utilizarea mijloacelor electronice de vot, prin accesarea link-ului http://met.evote.ro/login de pe orice dispozitiv conectat la internet.

Pentru identificare si acces online la AGEA si AGOA, actionarii vor pune la dispozitie urmatoarele informatii:

  • Persoane fizice
  • Nume si Prenume;
  • Cod Numeric Personal (CNP);
  • Adresa email;
  • Copie act identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere);*
  • Numar telefon (optional)
  • Persoane juridice
  • Denumire persoana juridica;
  • Cod unic de înregistrare (CUI);
  • Nume Prenume reprezentant legal;
  • Cod Numeric Personal (CNP) reprezentat legal;
  • Adresa email;
  • Act identitate reprezentant legal (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere);
  • Copie certificat constatator eliberat de registrul comertului sau orice document echivalent emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul persoana juridica este inmatriculat in mod legal, prezentat in original sau in copie conform cu originalul. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 30 de zile inainte de data de referinta*
  • Numar telefon (optional)

*Fisierele ce pot fi încarcate pot avea una dintre urmatoarele extensii: .jpg, .pdf, .png. Actionarii se pot conecta si vota ori de câte ori doresc în intervalul desemnat votului prin corespondenta si/sau live, ultima optiune de vot fiind cea înregistrata.

Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat in limbile romana/engleza.

Copia electronica a documentelor mai sus mentionate va fi încarcata online (upload) în câmpurile dedicate.

Identificarea facuta de Societate in cazul persoanelor fizice da acces la Adunarile Generale ale Societatii in situatia in care respectiva persoana fizica este actionar la datele de referinta aferente.

Identificarea facuta de Societate in cazul persoanelor juridice, procurilor speciale sau generale da acces la Adunarile Generale ale Societatii dupa probarea de fiecare data a validitatii reprezentatului legal, respectiv al persoanei imputernicite.

Pentru informatii suplimentare va rugam sa contactati Societatea la adresa de e-mail:  office@meta-estate.ro.